документооборот

Возможности складской логистики

Sellora Management System является незаменимым помощником при ведении сложной складской логистики.

Система обеспечивает распечатку не только отгрузочных и приходных документов, но и этикеток с указанием партии и места хранения.

Модуль автоматической печати позволяет установить для системы сразу два принтера по умолчанию:

• Принтер для печати основных документов формата А4;
• Принтер класса ZEBRA для печати этикеток;

При этом, тратить время на переключение между принтерами — не нужно — программа сама определит что и куда печатать. Также Sellora Management System, обладает рядом серьезных преимуществ при работе с движением товара в многозональных складах.

Программа сама определит что и куда печатать

На ваш выбор можно определить:

• Отдельные склады (секции) — отгрузки, брака, транзитный и т.п.;
• Рампы для хранения товара;
• Нумерованные места хранения, определяемые прямо в складских операциях;
• Именные места хранения, задаваемые в соответственном справочнике; 

Контроль и регистрация печати

Sellora™ предлагает набор возможностей, для разрешения конфликтных ситуаций, возникающих из-за небрежной работы персонала с документами.

Например: в следствие повторной распечатки доверенностей и накладных; безответственного отношению к порядку формирования документов; из-за несвоевременного предоставления документов для сбора заказов и отгрузки.

Система позволяет фиксировать время распечатки документов и контролировать количество экземпляров.

Для определенных печатных форм, например, доверенностей на оплату — может быть установлен запрет повторной печати

Для определенных печатных форм, например, доверенностей на оплату — может быть установлен запрет повторной печати. Также программа позволяет избирательно назначать специальные документы, для   определенных покупателей.

Все данные по распечатке регистрируются в протоколе. Таким образом, при правильном построении вашего бизнес-процесса, вы всегда сможете судить когда начался сбор заказов, когда был подан автотранспорт для отгрузки и когда реально она завершилась.

Ограничения работы операторов

Sellora™ позволяет вам избежать ошибок операторов склада. Если ваш бизнес сосредотачивает свою логистику, в основном на этапе принятия заказов, то операторы склада должны отгружать ровно то, что им передал call-центр. Система может устанавливать различные ограничения для процесса отгрузки:

• Запрещать исправлять накладную сделанную автоматически по заказу;
• Не позволять оператору добавлять продукцию в накладную, кроме той, что указана в заказе;
• Запретить оператору увеличивать количество продукции поставляемой в накладной (возможно только уменьшать).

Таким образом, если вы, по каким-либо причинам не доверяете своему персоналу – вы всегда можете положиться на информационную систему. В Sellora Management System можно настроить и иные модели работы для того, чтобы держать в их рамках деятельность склада.

Оперативные отчеты

Из любой складской операции вы можете получить отчеты в отношении остатков продукции, распределения ее по местам хранения и партиям. Также система позволяет одним кликом получить набор отчетов по доставке ВЭН-селлинга, определяющим баланс между отгруженной, доставленной и возвращенной продукцией.

Из любой складской операции вы можете получить отчеты в отношении остатков продукции, распределения ее по местам хранения и партиям

Кроме того, прямо из накладной вы можете попасть в отчет сравнивающий ее с заказом покупателя — и увидеть таким образом, что недогружено в данном случае. При работе с Sellora™ – у вас всегда под рукой кнопка с набором отчетов, который касается каждой конкретной ситуации и может предоставить детальную информацию по вашему запросу.

Основные и сопутствующие документы

Sellora Management System может в едином потоке сформировать десятки документов для разных покупателей. Помимо стандартного для всех  пакета документов (накладная и счет-фактура), программа распечатает:

• Реестр расклада бренда продукции по накладным;
• Перечень документов находящихся на руках у экспедитора;
• Отгрузочный лист;
• Сводную товаро-транспортную накладную;
• Набор возвратных накладных для конкретного покупателя.

Таким образом, вашим операторам останется только нажимать кнопки, ставить печати и подписи. Всю работу по комплектации документов выполнит за них программа.

Групповое формирование документов

В отличие от распространенных информационных систем, которые позволяют формировать документы только раздельно, Sellora™ может при создании одного документа создать несколько других связанных с ним. 

Например, формируя накладную, система может сразу обеспечить создание счета-фактуры и доверенности на оплату. Кроме того, программа может создать возврат продукции от покупателя по его заявке, сразу вслед за накладной. В ситуации, когда в период между двумя поставками продукции клиенту, он делает несколько заявок на возврат — программа может объединить их все в единый возврат покупателю и подготовить на основании его пакет документов, который будет передан при следующей поставке.

Причем все данные действия происходят автоматически:

• Генерация номеров документов в зависимости от их типа и юридического лица;
• Формирование печатных форм документов;
• Анализ ряда документов и создание нового на основании их.

Данные возможности значительно ускоряют процесс отгрузки продукции, экономят много времени и трудозатрат.

Автоматизация логистики

Sellora™ автоматизирует весь процесс складской логистики начиная от приема товара, заканчивая его доставкой. При этом используются такие возможности как:

• Потоки товара между зонами склада;
• Поэтапная комплектация заказов покупателей;
• Автоматическая корректировка заказов по наличию продукции на складе;

и многие другие.

Кроме того, система позволяет управлять отгрузкой в нескольких режимах:

•  Самый простой вариант — отгружать продукцию покупателям по самовывозу, в этом случае формируются необходимые документы только для одного покупателя;
• Возможность отгружать продукцию сразу для группы покупателей и при этом получать пакет документов для каждого из них по отдельности, также как и сводные документы для кладовщиков и экспедиторов (отгрузочный лист, сводная накладная и т.п.);
• В более сложных случаях (например, доставка ВЭН-селлинга), есть возможность отгружать продукцию заранее неизвестно для кого предназначенную, а затем оформлять ее доставку по факту; 
• Наиболее сложная ситуация — комбинация 2 и 3 пункта.

Система позволяет делать все вышеозначенные процессы автоматически, при этом она сама выбирает партии и сроки реализации продукции – но, при необходимости, оператор может их изменить.

Сканирование документов поставщиков

Sellora™ позволяет обрабатывать печатные документы передаваемые поставщиками вместе с их продукцией.

Например, сертификаты и удостоверения качества на партию. При этом система ведет не только архив электронных копий документов, но и позволяет выборочно автоматически распечатывать их в едином процессе отгрузки.

Все это значительно облегчает работу операторов склада: они могут забыть о том, что нужно вручную распределять ксерокопии по заданным рейсам и покупателям.

Электронная библиотека

Получая документ от поставщика с партией его товара, вы можете зарегистрировать его отсканированный вариант в Sellora™. 

В приходно-складском ордере необходимо всего лишь указать номер листа с конкретной номенклатурой. Все остальное система сделает сама. Главное, чтобы при этом «скан» документа находился в директории конкретного поставщика.

Поиск и групповая печать

В зависимости от того как работает склад вашего предприятия – по партиям или без –  может быт предложен разный вариант поиска электронных документов поставщиков. Документ может быть выбран от конкретной партии или в режиме FIFO.

В случае спорных ситуаций, когда одна отгрузка содержит продукцию двух и более приходных ордеров, система выдает все возможные документы.

Sellora Management System также позволяет установить признак необходимости печати качественных удостоверений для отдельных покупателей. При формировании пакетов документов, оператор склада получит распечатанные «сканы» удостоверений качества в заданном порядке печатных форм и только для тех, кому они нужны.

Фактически вашем сотруднику останется только поставить печать и подпись.

Сертификаты производства

В Sellora™ Информация о каждой позиции номенклатуры из справочника содержит архив сертификатов производства. Требования на предоставление актуального сертификата можно указать в заказе покупателя по его просьбе. При этом, печатная форма будет также предоставлена при формировании документов на отгрузку.

Сложные бланки

Кроме удостоверений качества и сертификатов производства, Sellora™ поддерживает и иные возможности по работе с документами поставщиков и покупателей. Одним из примеров являются сложные бланки ветеринарных свидетельств. Данные печатные формы представляют собой «пустографки», информация в которых должна быть заполнена в определенных местах.

Sellora Management System содержит несколько визуальных наборов данных, которые при печати накладываются на подобные бланки. При этом, система контролирует уникальность покупателей и номенклатуры, по которым происходит печать. Таким образом, оператору остается поставить в принтер бланки строгой отчетности, а система сама заполнит требуемое их количество при печати.

Место расположения и конкретные данные можно легко отредактировать.

Организация документооборота

Работая с Sellora Management System  вы всегда будете знать причины возникновения тех или иных документов, всю их цепочку обработки — от заявки до выполнения.

Кроме того, программа позволяет видеть количественные характеристики документов в суммовом выражении по: балансовым счетам, покупателям/поставщикам, отчетным периодам. И для этого не нужно считать отчет — информация обновляется в режиме онлайн. Нормативно-справочная информация вводимая в систему имеет архив изменений и операции зависящие от нее могут быть автоматически перепроведены.

Средства групповой обработки

В Sellora™ , в большинстве случаев, вам не нужно создавать отдельно нескольких документов.

Система сама формирует сопутствующие операции по многим настройкам. Например, нажав одну кнопку вы можете создать накладную, доверенность на получение наличных средств и счет-фактуру из заказов покупателя. Логика групповой обработки позволяет также объединять несколько операций в одну (программа может суммировать несколько заявок, объединить несколько возвратов и т.п.).

Технология DrillDown

Sellora Management System применяет инновационное решение для анализа информации топ-менеджерами.

Технология Drill Down представляет собой обработку данных по накопительным уровням в виде «пирамиды». На верхнем уровне управленец может увидеть итоговые результаты работы. Переходя уровнем ниже он может детализировать отчетность по любым измерениям: от персонала – до номенклатуры и статей затрат. Важной особенностью является то, что данная информационная пирамида доступна всегда в режиме он-лайн.

Шаблоны и копии

Любой объект нормативно-справочной информации Sellora™ может не выводиться заново, а быть создан в виде копии уже существующего.

При этом система может предложить начать архив настроек от текущей даты. Кроме того, операторы могут создать любую информацию на основе шаблона и ввести требуемое количество продукции по заранее введенному списку. Также они сильно экономят свое время не вводя документы, а копируя их целиком.

Динамика изменений

Все настройки, в частности: ценообразования, торговые условия и т. п. в Sellora Management System могут вестись в динамике.

При этом, программа имеет жесткие ограничения на работу «задним числом». Только пользователи обладающие соответствующими правами, могут менять предысторию отношений с клиентами. При этом, система всегда может автоматически предоставить отчеты с указанием результатов, к которым могут привести данным изменения.

Печатные формы

Sellora™ предоставляет возможность ограничить определенных пользователей рядом печатных форм, а другим, по требованию, добавить новые.

При этом можно установить требуемое количество экземпляров для автоматической печати.

Логика системы позволяет исключать печать определенных форм для ряда процессов, (например, счетов-фактур, специальных справок, доверенностей и пр.) если они не требуются.

Гибкая настройка включает в себя зависимость печати от:

• Контрагентов;
• Групп операций;
• Субконто и аналитик;
• Складов;
• Пользователей.

Управление пакетами документов

Многие печатные формы поставляемые вместе с системой сгруппированы по операциям. Например, заказ покупателя может предоставить: счет, наборный лист, ветеринарное свидетельство и сертификат.

Аналогичным образом, чтобы получить целый пакет разных документов необходимо его всего лишь настроить.

Избирательная и групповая печать

Функции модуля печати документов Sellora Management System максимально эргономична. Помимо предварительного просмотра они позволяют вести протокол распечатанных документов, настраивать количество экземпляров вместо умолчания и т.п.

Кроме того, вы можете:

• Распечатать ряд документов в периоде номеров;
• Распечатать документы с пониженной точностью округления (для счетов-фактур);
• Распечатать документы в потоке за определенные даты или просто отметить требуемые операции и получить соответствующие пакеты документов.

Все операции вызываются парой кликов мышью.

Опции распечатки отчетов

Отчеты используемые в Sellora™ предоставляют иерархически структурированную информацию (например, для анализа объема продаж: обороты по направлению, обороту по менеджеру, по контрагенту).

В системе есть возможность посчитав один отчет, автоматически распечатывать разные его части. То есть, установив уровень (направление, торговый представитель) и нажав кнопку «печать», сотрудник может получить персональные задания для каждого из работника отдела продаж.

Кроме того, в систему включены все стандартные расширенные функции распечатки, которые есть в обычных офисных приложениях.